Автор: Время, когда запись клиентов была привязана к офисному телефону и бумажному журналу, уходит в прошлое. Современный бизнес может работать из любой точки мира, а администратор — управлять расписанием, даже находясь за тысячу километров от салона, клиники или студии. Но как организовать этот процесс без потерь для клиентского опыта? Разберём по шагам.
Шаг 1. Отказ от звонков/переписок, как основного канала записи
Проблема:
Звонки на общий номер — это хаос. Клиенты звонят одновременно, оставляют сообщения на автоответчике, ждут обратного звонка. Сообщения копятся, не быстрые ответы, потеря сообщений в мессенджерах и чатах. Администратор физически не может быть всегда на связи, и может пропускать клиентов.
Решение:
Переведите запись в автоматический формат. Используйте каналы, которые не требуют мгновенной реакции человека:
— Онлайн-форма записи на сайте
— Telegram-бот для приёма заявок 24/7
— Виджет в соцсетях
Пример: Салон красоты перенёс запись в Telegram-бота и теперь клиенты выбирают услугу, время и мастера самостоятельно, а администратор только подтверждает слот, если это требуется в работе.
Шаг 2. Единое расписание
Проблема:
Если расписание ведётся в разных местах (Google Календарь, бумажный планёр, Excel), неизбежны накладки и «двойные записи».
Решение:
Организуйте единое место для фиксирования рабочих процессов — расписание, которое доступно:
— Администратору (с любого устройства)
— Мастерам/специалистам (только их слоты)
— Клиентам (только свободные окна)
Сервис онлайн-записи клиентов VisitTime автоматически синхронизирует расписание всех специалистов, исключает пересечения и показывает клиентам только реально свободные окна.
Шаг 3. Автоматизация напоминаний
Проблема:
На удалёнке сложно звонить каждому клиенту за день до визита. Пропущенные напоминания → неявки → потеря денег.
Решение:
Настройте автоматические уведомления:
— За 24 часа до визита (в удобных мессенджерах: МАХ, Telegram)
— За 2 часа (push-уведомление в боте)
— После визита (благодарность + напоминание о следующем визите, отзыв)
В VisitTime это делается за 5 минут в настройках. Система сама отправит напоминания, даже если администратор спит.
Шаг 4. Приём платежей онлайн
Проблема:
Клиент записался удалённо, но не внёс предоплату и не пришел на услугу. Без онлайн-оплаты вы теряете деньги и создаёте лишнюю работу.
Решение:
Интегрируйте платёжный сервис:
— Предоплата для уверенности в том, что клиент всё же придет
— Оплата всего визита при бронировании
— Автоматическая генерация чеков
Пример: Фитнес-тренер принимает оплату за тренировку прямо в Telegram-боте. Клиент оплатил — время забронировано.
Шаг 5. Единая база клиентов
Проблема:
Информация о клиентах размазана по чатам, почте и блокнотам. И это становится катастрофой.
Решение:
Используйте CRM, которая собирает:
— Историю визитов
— Предпочтения клиента
— Статус оплаты
— Комментарии специалистов
VisitTime ведёт такую базу автоматически. Администратор видит всю историю взаимодействия, даже если никогда не общался с клиентом лично.
Шаг 6. Отчётность и аналитика
Проблема:
Администратору нужно контролировать эффективность бизнеса без постоянных звонков сотрудникам и начальнику.
Решение:
Ежедневные/еженедельные отчёты:
— Заполняемость специалистов
— Конверсия записей
— Динамика доходов
— Процент пустых окон
В VisitTime все отчёты формируются автоматически.
Реальный пример: салон красоты до внедрения автоматизации бизнес-процессов:
— 2 администратора по сменам
— 50+ звонков в день
— 25% неявок из-за забытых напоминаний
После внедрения системы:
— 1 администратор работает несколько часов в неделю
— Запись через Telegram-бота и сайт
— Неявки упали до 6%
— Клиенты ценят возможность записаться ночью
Технические удобства, которые обеспечил VisitTime:
Не сидеть 24/7 с клиентами в переписке и звонках — это не фантастика, а следующая ступень развития бизнеса. Ключевое условие — правильная техническая основа, которая заменит бумажный журнал и личное присутствие.
Главные компоненты системы:
— Онлайн-запись 24/7 (без звонков и лишних сообщений)
— Единое расписание для 12 мастеров
— Облачное расписание (доступное всем)
— Автонапоминания (чтобы клиенты не забывали)
— Онлайн-оплата (чтобы деньги не терялись)
— Единая база клиентов (чтобы история не стиралась)
Именно эти функции VisitTime позволяет реализовать в одном интерфейсе — без программистов, долгих настроек и сложных интеграций.
Готовы снять с себя административную нагрузку?
Начните с бесплатного тестового периода, чтобы проверить, как система работает именно в вашем бизнесе.
Онлайн-запись клиентов с VisitTime!
